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Informativa DDI +GSUITE (all.2 piano DDI)

Oggetto: Servizi piattaforma Gsuite – Informativa DDI

L’Istituto Comprensivo N. 6 Bologna ha attivato i servizi della piattaforma G Suite for Education che Google mette gratuitamente a disposizione delle scuole e delle università. Questa “Suite” è costituita da un insieme di applicazioni. Le principali sono: la posta elettronica (Gmail), i documenti condivisi (Google Drive), il Calendario (Calendar), le video-riunioni (Meet), le classi virtuali (Google Classroom) e altri, come descritto nel documento Guida GSuite IC6, pubblicata sul sito alla pagina “Didattica”. Le funzionalità sono le stesse, praticamente identiche anche a quelle degli account Gmail di tipo privato, ma la grande differenza è nelle condizioni d’uso: per le GSfE la proprietà dei dati rimane in capo all’utente, con totale protezione e privacy e priva di pubblicità, mentre per gli account privati le possibilità di “intromissione” da parte di Google sono numerose.

L’obiettivo di questa iniziativa è ottimizzare, attraverso le tecnologie di rete, l’attività didattica e la circolazione delle informazioni interne, come comunicazioni, documentazione e didattica (tramite uso di applicazioni specifiche).

Le applicazioni della “GSuite for Education” consentono di gestire in modo efficace il flusso informativo all’interno dell’istituto attraverso tre strumenti principali e relative applicazioni:

  • Comunicazione: Gmail, Hangouts, Meet, Gruppi
  • Archiviazione: Drive, Keep
  • Collaborazione: Classroom, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Sites

Ad ogni studente sarà assegnata una casella postale composta dal proprio anno scolastico di iscrizione, cognome e nome seguita dal nome di dominio della scuola, esempio:

  • rossi.mario@ic6bologna.org

Gli studenti potranno inviare e ricevere posta esclusivamente all’interno del dominio @ic6bologna.org e ad uso esclusivo per le attività didattiche della scuola.

Per lavorare bene insieme è utile stabilire delle regole di comportamento e il presente documento vuole appunto definire tali regole e per procedere all’attivazione è necessaria la presa visione del presente documento.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione della piattaforma e sui termini del servizio visitare le pagine web seguenti:

 

Netiquette

 Regola 1 – Dichiarazione

 Lo Studente riceverà la password per accedere ai servizi di Google Suite for Education quando lui e un suo genitore/tutore avranno sottoscritto e riconsegnato agli insegnanti le presenti regole di utilizzo, dichiarando così di averle accettate e di essere a conoscenza della normativa locale, nazionale ed europea vigente. È solo in tal modo che lo studente avrà accesso alla piattaforma di Google Suite for Education.

 

Regola 2 - Durata del rapporto

Il Rapporto per l’uso di “Google Suite for Education” con lo Studente ha durata annuale e viene rinnovato automaticamente all'atto dell'iscrizione agli anni successivi. L’account viene cancellato al termine del ciclo di studi della Scuola Secondaria di I grado.

 Regola 3 - Obblighi dello Studente (si ricorda che nella formazione a distanza valgono le stesse regole dell’insegnamento in presenza: i partecipanti sono pregati di comportarsi in modo appropriato, rispettando le consegne del docente)

Lo Studente si impegna:

  • a conservare la password personale e a non consentirne l'uso ad altre persone;
  • a comunicare immediatamente attraverso email a: doria@ic6bologna.org l’impossibilità ad accedere al proprio account o il sospetto che altri possano accedervi;
  • a non consentire ad altri, a nessun titolo, l'utilizzo della piattaforma Google Suite for Education;
  • a non diffondere foto o registrazioni relative alle persone presenti alle video lezioni. Il docente può decidere a propria discrezione di registrare la video lezione avendo accortezza di non riprendere gli studenti. L’utilizzo di questo materiale video, eventualmente messo a disposizione degli studenti da parte del docente, è consentito agli studenti solo come supporto per lo studio individuale. Non ne è consentita la pubblicazione
  • a non diffondere eventuali informazioni riservate di cui venisse a conoscenza, relative all'attività delle altre persone che utilizzano il servizio;
  • ad osservare il presente regolamento, pena la sospensione da parte dell’Istituto dell’account personale dello Studente.
  • ad utilizzare i servizi offerti solo ad uso esclusivo per le attività didattiche della scuola.

Si precisa che, ai sensi dell’art. 2048 del codice civile, i genitori sono responsabili dei propri figli di qualsiasi fatto illecito per i quali si rendano promotori.

Lo Studente e la sua famiglia si assumono la piena responsabilità di tutti i dati da lui inoltrati, creati e gestiti attraverso la piattaforma Google Suite for Education.

Regola 4 - Limiti di Responsabilità

L’Istituto non si ritiene responsabile di eventuali danni arrecati allo Studente a causa di guasti e/o malfunzionamenti del servizio e si impegna affinché la piattaforma Google Suite for Education funzioni nel migliore dei modi.

 

INFORMATIVA PRIVACY DIDATTICA DIGITALE INTEGRATA

Come disposto dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR) artt. 13-14 e dal D.Lgs 196/2003 modificato dal D.lgs 101/2018, con la presente informativa si forniscono le informazioni sulla gestione dei dati personali. Gli Interessati devono prenderne adeguata visione.

 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO, RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO e RESPONSABILE per la PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

Titolare del trattamento è l’Istituto Comprensivo N. 6 Bologna, in persona del legale rappresentante pro tempore il Dirigente Scolastico. I dati di contatto del titolare sono esplicitati nell’intestazione del presente documento.

Responsabili del Trattamento ex. art 28 GDPR sono i seguenti:

 

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

TIPOLOGIA FORNITORE

PRIVACY POLICY e DATI DI CONTATTO

SPAGGIARI

REGISTRO ELETTRONICO

Consultare Privacy Policy disponibile su portale e/o sito web della softwarehouse

MEDIASOFT

SEGRETERIA DIGITALE

Consultare Privacy Policy disponibile su portale e/o sito web della softwarehouse

GOOGLE FOR EDUCATION - GSUITE

PIATTAFORMA DIGITALE

Consultare Privacy Policy disponibile su piattaforma multimediale implementata.

EDMODO

PIATTAFORMA DIGITALE

Consultare Privacy Policy disponibile su piattaforma multimediale implementata.

 

Per maggiori informazioni tecniche e sulle finalità di utilizzo delle piattaforme multimediali implementate dal nostro Istituto, si raccomanda la lettura del Regolamento per la Didattica Digitale Integrata.

 

RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Responsabile per la Protezione dei Dati personali (RPD) è il Dott. Massimo Zampetti, per la società Privacycert Lombardia S.r.l. con sede in Bergamo, Pass. Don Seghezzi n. 2, 24122 – BG, tramite un contratto di servizi in “outsourcing” ai sensi dell’Art. 37 del GDPR 679/16.

 

OGGETTO E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

La presente informativa ha ad oggetto il trattamento di dati personali degli alunni dell’Istituto per finalità connesse all’erogazione del servizio di didattica digitale integratain conseguenza delle varie disposizioni normative qui di seguito annoverate: DPCM del 4 marzo 2020; Nota Dipartimentale del 17 marzo 2020, n°388; D.L. dell'8 aprile 2020, n°22D.L. del 19 maggio 2020, n°34; Decreto del Ministero dell'Istruzione del 26 giugno 2020, n°39; Decreto del Ministero dell'Istruzione del 7 agosto 2020, n.89; DPCM del 18 ottobre 2020; DPCM del 24 ottobre 2020 e Nota Dipartimentale 1927 del 25 ottobre 2020,indicanti i principali aspetti della disciplina in materia di protezione dei dati personali nella Didattica Digitale Integrata.

Il Titolare del Trattamento, gli incaricati del Trattamento e i Responsabili del Trattamento debitamente nominati tratteranno i dati personali degli alunni strettamente necessari (Es. dati anagrafici ed email) per le attività indispensabili connesse all’attivazione delle piattaforma multimediale adottata e alla generazione di un account utente allo scopo di garantire la continuità del servizio all’istruzione anche in contesti in cui si richiede lo svolgimento delle lezioni a distanza.

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Come chiarito dal Garante nel Provvedimento del 26 marzo 2020, n. 64 (doc web n. 9300784 “Didattica a distanza: prime indicazioni”), in relazione alla attività di DDI, il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni scolastiche è necessario in quanto collegato all'esecuzione di un compito di interesse pubblico di cui è investita la scuola attraverso una modalità operativa prevista dalla normativa, con particolare riguardo anche alla gestione attuale della fase di emergenza epidemiologica.

Il consenso dei genitori, che NON costituisce una base giuridica idonea per il trattamento dei dati in ambito pubblico e nel contesto del rapporto di lavoro, NON è richiesto perché l’attività svolta, sia

pure in ambiente virtuale, rientra tra le attività istituzionalmente assegnate all’istituzione scolastica,

ovvero di didattica nell’ambito degli ordinamenti scolastici vigenti. Pertanto, le istituzioni scolastiche sono legittimate a trattare tutti i dati personali necessari al perseguimento delle finalità

collegate allo svolgimento della DDI nel rispetto dei principi previsti dalla normativa di settore.

MODALITA’ DI RACCOLTA E TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali vengono conferiti al momento dell’iscrizione direttamente dall’alunno o dai familiari/tutori o dalle scuole di provenienza o al momento della richiesta da parte della scuola. Il trattamento è effettuato secondo i principi di liceità, correttezza e trasparenza nei confronti dell’interessato e trattati compatibilmente con le finalità del trattamento.

I dati raccolti sono “minimizzati”, cioè adeguati, pertinenti e limitati a quanto strettamente necessario rispetto alle finalità del trattamento, esatti e aggiornati; sono trattati mediante banche dati cartacee e informatiche in locale e/o in cloud. La raccolta di eventuali dati fotografici/video/audio è effettuata con mezzi propri del titolare del trattamento o degli incaricati autorizzati.

Il trattamento viene effettuato prevalentemente all'interno della scuola, oltre che dal Dirigente Scolastico medesimo, anche dal personale dipendente incaricato di trattamento in relazione alle mansioni istituzionali ricoperte: Direttore SGA, Membri di Organi Collegiali, Docenti (e educatori assimilati), Personale tecnico/amministrativo, Collaboratori scolastici, altro personale ATA.

Eventuali trattamenti da effettuare in esterno, per attività specifiche non eseguibili all’interno, vengono affidati a soggetti di comprovata affidabilità designati al trattamento esterno con specifica nomina sottoscritta dal Dirigente Scolastico. Per ogni trattamento diverso da quello per il quale i dati sono stati raccolti, il titolare fornisce all’interessato tutte le informazioni necessarie a tale diversa finalità.

 

Il complessivo processo di trattamento viene controllato dalla fase di raccolta fino all'archiviazione storica mantenuta per i periodi consentiti.

 

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali sono trattati dal titolare per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell’Ente, che consistono nell’erogazione di un servizio pubblico di istruzione nei modi previsti dalle vigenti leggi e regolamenti, e nello svolgimento delle attività connesse. In particolare, la presente informativa è relativa ai trattamenti di dati connessi alle attività di didattica digitale integrata. I principali tipi di dati trattati sono i seguenti: credenziali di accesso alla piattaforma prescelta, indirizzo ip o mail di collegamento, riprese fotografiche e filmiche dei partecipanti alla sessione di formazione a distanza, domande e risposte a domande, commenti vocali, commenti tramite chat, eventuali voti assegnati da parte del docente.

 

NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DELMANCATO CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati da parte dell’interessato assume carattere di obbligatorietà per poter usufruire del servizio di didattica a distanza. Il mancato conferimento dei dati o il mancato consenso comporta l’impossibilità di usufruire dei servizi di formazione a distanza.

AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale incaricato del Titolare del Trattamento, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo. In particolare, per quanto riguarda le attività di didattica a distanza, i dati personali (comprese riprese fotografiche o filmiche) dei partecipanti, potranno essere portati a conoscenza di ciascuno degli altri partecipanti alla sessione di formazione a distanza.

La comunicazione/diffusione, in osservanza delle norme, riguarda i soli dati consentiti e per le sole finalità istituzionali obbligatorie.

Comunicazione: alle piattaforme utilizzate e autorizzate dall’Istituto per la gestione della Didattica Digitale Integrata, partner di formazione e di attività educative.

Diffusione: non è prevista diffusione dei dati trattati per le finalità in oggetto.

 

LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali vengono conservati in archivi informatici e/o cartacei protetti mediante misure efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare. L’utilizzo di piattaforme multimediali (per la DDI) assicura la conservazione dei dati su server ubicati all’interno dell’UE di pertinenza dei fornitori di servizi. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si renda necessario, avrà la facoltà di attivare servizi che comportano la presenza di server anche Extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura che il trattamento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili. Ad ogni modo, gli interessati sono invitati a consultare le condizioni d’uso delle piattaforme utilizzate con ogni considerazione in termini di scelta consapevole del trattamento. Non si effettuano trattamenti basati su processi decisionali automatizzati (es. profilazione).

 

TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati vengono conservati per il periodo necessario alla gestione del percorso di studio dell’alunno e per le finalità del trattamento; la durata è stabilita da specifiche norme e regolamenti o secondo criteri adeguati allo specifico trattamento di volta in volta effettuato.

In altri sistemi informatici (ad esempio le piattaforme Google Suite for Education) i dati personali saranno cancellati all'esaurimento delle finalità connesse al trattamento. Di norma tale termine coincide con la chiusura del ciclo scolastico.

 

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

 

AGGIORNAMENTI

La presente informativa è in vigore dal 19/11/2020. L’Istituto Comprensivo n.6 di Bologna si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto per variazioni concernenti l’attivazione di estensioni o componenti aggiuntivi ad uso esclusivo della didattica a distanza. L’Istituto informerà l’interessato al Trattamento di tali variazioni non appena verranno introdotte e saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito web istituzionale o tramite comunicazione a mezzo di Circolare. L’Istituto invita quindi i docenti e gli alunni/genitori a visitare con regolarità la pagina PRIVACY del sito www.ic6bologna.edu.it, per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione dell’Informativa in modo che l’Utente in questione sia sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa l’Istituto.

 

Vedi: Regolamento Didattica Digitale Integrata

Bologna, lì 19/11/20

 IL DIRIGENTE SCOLASTICO
        Alessandra Canepa
Firma autografa con l’indicazione a stampa
  del nominativo del soggetto responsabile
     ai sensi del D.Lgs 39/1993 art. 3 c. 2

 

Allegati
All 2 INFORMATIVA DDI + GSUITE.pdf